12-tygodniowy system – sposób na lepszą efektywność postawionych sobie celów

12-tygodniowy system - sposób na lepszą efektywność postawionych sobie celów

Planowanie w perspektywie jednego roku jest nieskuteczne. Zauważ, że ludzie wyznaczają noworoczne cele, a potem ich nie realizują. Od lat żyjemy w utartym schemacie, że przychodzi nowy rok i robimy sobie postanowienia. Tak jakby od 1 stycznia miało się coś magicznie zmienić. A jak dobrze wiesz, po kilku miesiącach wiele ludzi w ogóle zapomina o swoich nowych postanowieniach. Końcem grudnia wyznaczają znowu ten sam cel i tak w kółko rok za rokiem. Tylko nieliczni faktycznie osiągają to, co sobie zaplanowali.

CO MÓWIĄ LICZBY O POSTANOWIENIACH NOWOROCZNYCH?

12-tygodniowy system - sposób na lepszą efektywność postawionych sobie celów

Z badania przeprowadzonego przez University of Scranton i opracowanego przez Statistic Brain okazuje się, że tylko 8% Amerykanów realizuje swoje noworoczne cele. Podobne wyniki osiągnięto badając Polaków. Oczywiście najczęściej ludzie chcą schudnąć, przestać palić, zadbać o zdrowie, polepszyć swój status finansowy i więcej czasu spędzać z rodziną.[opracowanie własne na podstawie: https://www.statisticbrain.com/new-years-resolution-statistics/]

To są świetne postanowienia i warto w tym kierunku podążać. Wspaniale by było, gdyby choć połowa osób realizowała te cele. Idea bardzo dobra, tylko plan działania w większości przypadków z góry skazany jest na niepowodzenie.

Zauważ, że ludziom czasem trudno określić co będą robić jednego dnia, a próbują ułożyć precyzyjną ścieżkę na cały rok.

Jak ma się to udać? Życie jest zaskakujące i skoro codziennie pojawiają się sprawy nieprzewidziane, to na przestrzeni roku na 100% wydarzy się coś, co zmieni naszą aktualną rzeczywistość i w jakimś stopniu zaburzy roczny plan działania.

MOJA HISTORIA

Ja również podchodziłem do tematu noworocznych postanowień w taki sam sposób. Pamiętam jak kiedyś zaplanowałem sobie, że będę ćwiczył pompki i podciągnięcia na drążku. Chciałem do końca roku móc podciągnąć się 10 razy i wykonać 40 pompek. Teraz widzę jak głupi był to plan.

Przecież takie wyniki da się osiągnąć w kilka tygodni, a nie w 12 miesięcy. Oczywiście w styczniu regularnie ćwiczyłem, w lutym już coraz rzadziej, potem w ogóle, następnie przed wakacjami znów zacząłem ćwiczyć, a w wakacje przestałem.

W połowie listopada ocknąłem się, że już zaraz koniec roku i w ostatnie 1,5 miesiąca porządnie zabrałem się za ćwiczenia i zrealizowałem noworoczne postanowienie.

Teraz wiem, że danie sobie zbyt dużo czasu na realizację jakiegoś zadania jest złym pomysłem. Prawo Parkinsona mówi o tym, że praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie. Oznacza to, że jeśli dasz sobie np. 8 godzin na wykonanie zadania to najprawdopodobniej właśnie tyle czasu Ci ono zajmie, mimo tego, że spokojnie mógłbyś zrobić je w 6 godzin.

Kolejną sprawą jest prokrastynacja, czyli odkładanie spraw na później. Jest to bardzo powszechne zjawisko, szczególnie przy nauce do egzaminów. Sam wiesz po sobie, kiedy dowiedziałeś się o terminie zaliczenia, a kiedy zacząłeś się do niego uczyć. Równie dobrze obrazuje to sytuacja w wielu firmach pod koniec roku.

Grudzień to bardzo gorący okres w pracy. Wszyscy spinają plany sprzedażowe, walczą o premie roczne, determinują się do działania i nagle okazuje się, że w miesiąc można zrobić tyle, co wcześniej robiono w trzy. Ten proces wzmożonej mobilizacji trwa kilka tygodni i wtedy widać, że efektywność pracowników potrafi być ponadprzeciętna.

„SEKRET”

W 2012 roku dostałem od mojego brata w prezencie film „Sekret”. Mowa jest w nim o sile przyciągania. Na pewno miałeś kiedyś tak, że o kimś pomyślałeś i nagle ta osoba do Ciebie zadzwoniła. Albo o czymś długo myślałeś i później się to wydarzyło. Dlaczego się tak dzieje? Nie wiem. Ale stwierdziłem, że jeśli tak jest i wiele razy tego doświadczyłem to warto się tym zainteresować.

W „Sekrecie” była mowa o tym, żeby wizualizować sobie to, co chce się osiągnąć. Testowałem to na sobie. Dla przykładu moim głównym celem na 2013 rok było zdać bardzo dobrze maturę, żeby dostać się na wymarzone studia.

Dlatego też znalazłem w Internecie przykładowe świadectwo dojrzałości i przerobiłem na nim wyniki na takie, jakie sam chciałem osiągnąć.

Później ustawiłem przerobione świadectwo jako tapeta, żebym codziennie je widział przy włączaniu laptopa.

12-tygodniowy system - sposób na lepszą efektywność postawionych sobie celów

Naturalnie od samego patrzenia nie da się zdać dobrze matury. Nic się nie da osiągnąć bez podjęcia działania. Sam plan to za mało. Uczyłem się wtedy bardzo intensywnie.

Przerabiałem tygodniowo 200 zadań z matematyki i podobną ilość z języka rosyjskiego. To były dwa przedmioty, na których skupiłem całą swoją uwagę.

Finalnie z matury rozszerzonej z matematyki uzyskałem 96%, a z rozszerzonego rosyjskiego 87%.

12-tygodniowy system - sposób na lepszą efektywność postawionych sobie celów

Przytoczyłem przykład matury, ponieważ on dobrze obrazuje jak ważna jest systematyczna praca i zdefiniowanie co trzeba wykonać w konkretnym tygodniu. W tym przypadku dokładnie wiedziałem z tygodnia na tydzień jakie zrobię następne zadania i ile ich będzie.

Wtedy też pierwszy raz zacząłem przygotowywać listy TO-DO i próbowałem dobrze zarządzać swoim czasem. Odpowiedni system planowania dnia jest niezwykle istotny przy realizacji noworocznych postanowień.

Jeśli potrzebujesz podpowiedzi, jak dobrze zorganizować i zaplanować swój czas, zapraszam Cię do artykułu o tym jak planować dzień.

12-TYGODNIOWY ROK 

W naszej kulturze panuje zwyczaj, że na końcu grudnia lub na początku stycznia robimy postanowienia noworoczne. Taki utarty schemat powtarza się co roku. I co z tego, skoro tylko 8% ludzi realizuje cele na nowy rok? To jest podstawa do tego, żeby zapaliła Ci się „lampka w głowie”. Powinieneś zrobić coś w inny sposób. Zmień stary schemat i spróbuj czegoś nowego.

12-tygodniowy rok to koncepcja, która diametralnie zmieniła moje podejście do noworocznych postanowień. Główne założenie jest takie, że od dziś ROK TRWA 12 TYGODNI. Nie więcej, nie mniej. 12 tygodni to okres na jaki należy wyznaczyć sobie noworoczne postanowienia i cele.

Dzielenie czasu na 12-tygodniowe „odcinki specjalne” wprowadza wzmożoną aktywność i uczucie ekscytacji. Taka periodyzacja pozwala na osiąganie lepszych wyników. W latach siedemdziesiątych XX wieku, olimpijczycy z Europy Wschodniej zapoczątkowali treningi oparte na periodyzacji.

Sportowcy koncentrowali się na jednym elemencie, czy zagadnieniu przez określony czas. Po kilku tygodniach intensywnych treningów brano na warsztat kolejny element całego cyklu. Tym sposobem osiągano maksymalną skuteczność. Kontrola rezultatów była częstsza, a mała ilość czasu wymuszała mobilizację.

JAK WDROŻYĆ NOWY SYSTEM WYZNACZANIA CELÓW?

Potraktuj okres 12 tygodni ta samo, jak cały rok. Wyznacz sobie parę celów, które chcesz zrealizować w tym czasie. Nie musi być ich dużo. Maksymalnie 2-3 główne cele. Zauważ też, że nie mówię tutaj o kwartale. Kwartał to ¼ całości – a to jest myślenie starym systemem.

Nowy rok ma teraz 12 tygodni. Po tym czasie zrób sobie kilka dni wolnego, porządnie odpocznij i wyznacz nowe postanowienia na nowy (12-tygodniowy) rok.

Jeśli faktycznie rzetelnie do tego podejdziesz, szybko zauważysz, że efekty Twojej dwunastomiesięcznej pracy przewyższą wyniki reszty ludzi, którzy rozliczają się w ujęciu rocznym (starego systemu).

Oczywiście warto mieć kilkuletnią wizję swojego życia, ale dokładny plan działania nie powinien przekraczać 12 tygodni. Nawet jeśli Twój cel jest duży i wiesz, że nie możesz go zrealizować w 12 tygodni, to podziel go na mniejsze części.

STRATEGIA DZIAŁANIA

Planuj zadania w ujęciu tygodniowym. Najpierw wyznacz noworoczne cele na 12 tygodni, a następnie raz w tygodniu rozpisz najważniejsze zadania do wykonania na najbliższe 7 dni.

Przez ostatnie 5 lat testowałem różne systemy zarządzania czasem. Planowałem dziennie, tygodniowo, miesięcznie… Z perspektywy tych 5-ciu lat widzę, że najlepsze rezultaty daje następujący system:

  • Wyznacz noworoczne cele na 12 tygodni
  • W każdą niedzielę przeanalizuj co zrealizowałeś w zeszłym tygodniu i na bazie noworocznych postanowień wyznacz najważniejsze zadania na najbliższe 7 dni
  • Codziennie spoglądaj na tygodniową listę najważniejszych zadań i miej zaplanowany następny dzień przed pójściem spać
  • Co 12 tygodni analizuj miniony okres i wyznacz następne noworoczne cele na 12 tygodni

Długo szukałem kalendarza, który byłby przystosowany do powyższego trybu planowania. Niestety w każdym było coś nie tak. Potrzebowałem terminarza, który jest przejrzysty i pomocny w dobrym zorganizowaniu. Dlatego też w grudniu 2016 zaprojektowałem swój własny organizer. Przykładowa strona wygląda tak:

12-tygodniowy system - sposób na lepszą efektywność postawionych sobie celów

Cały kalendarz na rok 2020 wraz z omówieniem udostępniam Ci w PDFie. Możesz pobrać go tutaj: POBIERZ KALENDARZ

ODRZUĆ MYŚLENIE W UJĘCIU ROCZNYM

Krótszy plan jest bardziej przewidywalny. Wielu zdarzeń po prostu nie jesteśmy w stanie zaplanować. Nie wiesz dokładnie, co wydarzy się za 8 miesięcy. 12-tygodniowe odcinki czasu bardziej mobilizują do działania i powodują wzmożoną aktywność.

Zobacz też:  5 aplikacji przydatnych w pracy korepetytora

Człowiek jest tak skonstruowany, że jak zbliża się nieprzekraczalny termin to mniej się ociąga i bardziej skupia się na zrealizowaniu zadania. Chodzi o to, żebyś pod koniec każdego 12-tygodniowego okresu faktycznie czuł, że zbliża się koniec roku.

Zauważ również, że 12-tygodniowy rok wymusza częstszą weryfikację postępów i jednocześnie daje większą możliwość manewrów.

Taki system działania gwarantuje przynajmniej czterokrotnie więcej okazji, żeby ocenić postępy i osiągnięcia, a także uczcić sukcesy.

Dodatkowo co 12 tygodni towarzyszy Ci ciekawość i wyczekiwanie tego, co przyniesie nowy rok. Przetestuj na sobie koncepcję 12-tygodniowego roku i sprawdź jakie są tego efekty.

Wiele osób pisze do nas z pytaniem od czego zacząć, jaką firmę otworzyć i skąd wziąć pomysł.

Ponieważ my nigdy nie mieliśmy z tym problemu (mamy aż za dużo pomysłów i wszystkich nie zrealizujemy), postanowiliśmy stworzyć wielki spis zawierający 97 POMYSŁÓW NA BIZNES.

Są to pomysły, które spokojnie nadają się na pierwszą firmę i w większości nie wymagają dużych nakładów inwestycyjnych. Niektóre z nich sami mieliśmy przyjemność realizować, a część wisiała na naszych listach i czekała na realizację w przyszłości.

  • Być może Ty z któregoś skorzystasz? 
  • Odbierz BEZPŁATNIE ebook 97 Pomysłów na Biznes klikając TUTAJ.
  • PS: Skutkiem ubocznym tej lektury będzie pobudzenie Twojego myślenia.

12-tygodniowy system - sposób na lepszą efektywność postawionych sobie celów

Dawid

Te artykuły mogą Cię zainteresować:

Tygodniowe zarządzanie czasem

12-tygodniowy system - sposób na lepszą efektywność postawionych sobie celów

Wyobraź sobie taką sytuację: jesteś wciąż zajęty.

Twoja lista rzeczy do zrobienia pęka w szwach, zdarza Ci się z czymś spóźnić, czegoś nie zrobić w terminie, nie zdążyć na spotkanie czy znów o czymś zapomnieć.

Jest też frustracja – znów czegoś nie ogarniasz, przerasta Cię to wszystko i marzysz o tym, żeby w tym całym chaosie znaleźć czas na prawdziwy, spokojny odpoczynek. Bez listy rzeczy do zrobienia w głowie.

A może wcale nie musisz sobie tego wyobrażać?

To ciągłe bycie zajętym jest bardzo częste. Idealnie jest jeśli jesteś zajęty swoim zbalansowanym życiem, masz czas na różne projekty, znajdujesz chwilę na relaks, ćwiczenia, zdrowe posiłki i budowanie relacji. Harmonia.

Jeśli jednak zajmujesz się jedynie stosem obowiązków, wciąż nie jesteś w stanie zrealizować wszystkiego, co znajduje się na Twojej liście zadań i do tego nie widzisz efektów swoich wysiłków, coś tu jest nie tak.

Jeśli rzeczywiście skutecznie zarządzasz swoim czasem, widzisz, że Twoje duże i małe cele są realizowane. Czasem te kroki są małe i niemal niedostrzegalne a czasem to duże kroki milowe wykonywane w ciągu jednego dnia.

Ważne jest jednak to, że bez względu na kaliber swojego celu, działasz w jego kierunku. Gdybyś jednak skupił się nie na celach a na byciu zajętym, kolejne kroki związane z Twoimi planami nie byłyby wykonywane.

Zamiast tego przecież możesz zapełnić swój dzień całą masą zadań, które nie dają efektów, a zajmują czas.

Moją ulubioną strategią związaną z zarządzaniem czasem jest tygodniowe planowanie, o którym chcę Ci opowiedzieć. W moim przypadku ta metoda działa idealnie głównie ze względu na to, że potrzebuję wiedzieć, że nie stoję w miejscu.

Jeśli widzę, że kolejne rzeczy, które mam na liście działań sprawiają, że zbliżam się do moich celów, jestem zadowolona.

Jeśli jednak wciąż jestem zajęta, nie mam czasu na nic spontanicznego, radosnego i relaksującego a do tego mam wrażenie, że stoję w miejscu, robię się nieznośna.

Tygodniowe zarządzanie czasem polega przede wszystkim na tworzeniu strategii na każdy tydzień. W niedzielę lub najpóźniej w poniedziałek staram się stworzyć sobie pomysł na to, jak ma wyglądać najbliższy tydzień, jakie mam cele związane z różnymi częściami mojego życia. Mam kilka zasad, które dotyczą takiego tygodniowego planu:

  • plan na tydzień nie wiąże się tylko ze sferą zawodową – zależy mi na tym, żeby być szczęśliwym człowiekiem, dlatego walczę o balans. Ze względu na to plan jest maksymalnie kompleksowy i dotyczy całego życia.
  • nie planuję każdego kolejnego dnia – tworzę raczej wizję tygodnia po to, żeby co wieczór (jak zwykle) w odniesieniu do niej planować kolejny dzień.
  • planuję ucząc się na błędach wcześniejszych tygodni – często jest tak, że stawiamy przed sobą zbyt wiele zadań, wymagamy zbyt dużo, uczymy się delegowania rzeczy do zrobienia czy rezygnowania z niektórych zajęć, które wcale tak często nie muszą być wykonywane. Każdy tydzień i niepowodzenia w realizacji wizji to lekcja na przyszły tydzień.

Instrukcja obsługi – jak zaplanować tydzień

Jeśli masz ochotę zaplanować sobie tydzień tak, aby nie być zajętym człowiekiem, ale rzeczywiście osiągać postawione przed sobą cele, spróbuj wykorzystać moją krótką instrukcję. Stosuję tę metodę dość często, bo jestem zadaniowcem.

Lubię działać, ale szybko się frustruję, gdy mam wrażenie, że stoję w miejscu.

Planowanie tygodniowe działało dla mnie idealnie też wtedy, gdy powoli wracałam do pracy po urodzeniu dziecka – zanim mój Maksymilian poszedł do żłobka byłam rozerwana między pierwszymi działaniami zawodowymi a opieką nad domem i dzidziusiem.

Dzisiaj taka tygodniowa wizja jest dla mnie konieczna dlatego, bo współpracuję z kilkunastoma osobami, mam swojego bloga, szkolenia, Psychologię w Polsce, klientów indywidualnych i dwa malutkie projekty, które bardzo chcę zrealizować na 100%. I choć w ciągu jednego dnia nie muszę zajmować się wszystkimi tymi rzeczami, na przestrzeni tygodnia mogę robić kolejne kroki.

1. Określ motto tygodnia

Pierwszy raz stworzyłam takie motto po to, żeby uświadomić sobie, co jest najważniejsze. Wróciłam wtedy od mojego lekarza, który kazał mi skupić się na kilku rzeczach.

Jak zwykle po takich wizytach mam w głowie myśl: nie możesz zapomnieć o tym, co najważniejsze.

 Zapisałam zatem: byłam u lekarza, muszę pamiętać o…, to jest priorytetem, bo… Pamiętam, że wtedy dało mi to jasną informację, którą przypominałam sobie za każdym razem, gdy zaglądałam do listy rzeczy do zrobienia.

Motto tygodnia to myśl, która nadaje kierunek naszym działaniom każdego dnia. To aktualny priorytet, informacja od siebie dla siebie: hej, to jest ważne, bo chcesz osiągnąć większy cel. Załóżmy, że chcę schudnąć, mieć piękną sylwetkę i idealne samopoczucie w związku z tym.

Moim mottem na najbliższy tydzień może być: w tym tygodniu potrzebuję bardziej przyjrzeć się temu, co daję swojemu ciału. Chcę być wysportowana i zadowolona ze swojego ciała, dlatego potrzebuję poćwiczyć, zrobić sobie domowe spa i jeść zdrowe rzeczy.

Zasługuję na to, aby być taka, jak marzę, więc czemu niby nie? Zrobię to.

Podobnie wygląda każda inna sfera. Warto takie motto stworzyć do najważniejszej rzeczy w tym tygodniu – na czym skupiasz się w najbliższym czasie?

2. Określ cele tygodnia

Na początku każdego tygodnia warto zastanowić się nad tym, z czym chcę zakończyć ten czas. Co chcę osiągnąć? Jakie cele chcę mieć już na swoim koncie, co zrobię, aby te wielkie rzeczy miały szansę powodzenia? To tworzy ramę moich działań i pozwala dopasować do niej drobiazgi, którymi będę zajmować się w międzyczasie.

  • określ 3 do 5 większych rzeczy, które chcesz zrobić w tym tygodniu – pamiętaj, że warto już tutaj zadbać o harmonię. Zadbaj, aby na tej najważniejszej liście znalazły się cele związane z Twoim rozwojem zawodowym, ale i rzeczy związane z Twoimi osobistymi osiągnięciami. Pamiętaj, aby cele były mierzalne – to znaczy, aby  łatwo było stwierdzić, że coś już zrealizowałeś (np. 4 razy poćwiczyć – co najmniej pół godziny).
  • pamiętaj, że liczą się małe kroki – Twoja sytuacja może być różna. Jeśli jednak jesteś na tyle zdeterminowany, aby każdego tygodnia posuwać się do przodu, możesz osiągnąć wszystko – bez względu na to, gdzie jesteś teraz. Jeśli chcesz wrócić do formy, postaw na małe kroki w postaci nawet 15 minut intensywnego ruchu każdego dnia, rezygnacji z samochodu na rzecz spaceru (chociaż 2 razy), zastanów się nad tygodniem bez słodyczy. Jeśli chcesz bardziej zadbać o związek, zdecyduj, że w tym tygodniu raz zrobicie sobie randkę w domu, raz przygotujesz niespodziankę (coś pysznego do zjedzenia?). Jeśli zależy Ci na tym, aby spędzać jakościowy czas z dziećmi, zaplanuj, że każdego dnia zrobicie coś fajnego. Małe kroki tworzą duże zmiany.
  • daj sobie przyzwolenie na pomyłki – możesz zaplanować za mało, za dużo, nieracjonalnie. Często nie potrafimy ocenić czasu, jaki jest potrzebny do wykonania kolejnych zadań lub wydaje nam się, że każdy dzień będzie maksymalnie produktywny. Nic bardziej mylnego. Może być różnie z różnych powodów i właśnie dlatego postaw cele, zaplanuj ten czas, ale wiedz, że nikt nie postawi Cię do kąta jeśli tym razem nie wypełnisz planu w 100%.
Zobacz też:  Dlaczego na korepetycjach lepiej przyswaja się wiedzę?

3. Stwórz listy rzeczy do zrobienia

Tak, listy – w liczbie mnogiej. Jeśli chcemy osiągać cele w różnych sferach naszego życia, trzeba koniecznie oddzielić te rzeczy od siebie. Oznacza to, że każdą sferę wiążemy z osobną listą rzeczy do zrobienia.

Dzięki temu po pierwsze widzimy, na jakim etapie działań jesteśmy, a po drugie jesteśmy w stanie dostrzegać, czy zachowujemy balans. W moim aktualnym planie tygodnia są następujące listy: blog EdytaZajac.

pl, Psychologia w Polsce, Biznes i Finanse, Dom i rodzina, Mój rozwój i zmiany. W zależności od tygodnia te listy się zmieniają, niektóre się nie pojawiają lub dodaję nowe. W niektórych z nich pojawiają się stałe zadania tygodniowe (np.

mój plan pielęgnacyjny, rytuały domowe czy plany związane z dziećmi czy naszym małżeństwem), ale i uzupełniam zadania na bieżąco w odniesieniu do tego, co aktualnie mam do zrobienia.

Wskazówka: aktualnie moje plany tygodniowe zamieszczam w trello (czerwiec wygląda tak) – dzięki temu na bieżąco wrzucam na konkretne listy konkretne zadania, które już dzisiaj mogę zaplanować (rozpoczęcie zapisów na e-kurs, umówienie się na spotkanie z osobą, która od lipca jest w Krakowie). To sprawia, że nanoszę rzeczy do zrobienia na odpowiednie listy, od razu uwalniam się od myślenia o nich.

Wskazówka: aktualnie moje plany tygodniowe zamieszczam w trello (czerwiec wygląda tak) – dzięki temu na bieżąco wrzucam na konkretne listy konkretne zadania, które już dzisiaj mogę zaplanować (rozpoczęcie zapisów na e-kurs, umówienie się na spotkanie z osobą, która od lipca jest w Krakowie). To sprawia, że nanoszę rzeczy do zrobienia na odpowiednie listy, od razu uwalniam się od myślenia o nich.

4. Działaj

Planowanie nie ma najmniejszego sensu jeśli nie zrobisz nic, aby swoją wizję wprowadzić w życie. Jeśli jednak połączysz solidne planowanie tygodnia z akcją, masz wielkie szanse na sukces. Jak już wspomniałam, dla mnie ta metoda jest świetna dlatego, bo potrzebuję dowodów na własną skuteczność.

Tygodniowe zarządzanie czasem sprawia, że mocno określam priorytety i drogę w ich kierunku. Odkreślając kolejne wykonane zadania jestem w stanie się z sobą rozliczyć, ale co najważniejsze: widzę, że działam. Często jest przecież tak, że robimy dużo, ale nie dostrzegamy tych kolejnych kroków, które są już wykonane.

Spodziewamy się przecież od razu fenomenalnych efektów. Czy rzeczywiście jest to możliwe? Jeśli chcę być w formie liczy się to, czy regularnie będę ćwiczyć (nawet po trochę) niż jeden wielki trening raz na kilka miesięcy. Jeśli chcę dokonać zmian w swoim zawodowym świecie, niekoniecznie muszę wziąć tygodniowy urlop, żeby popracować nad strategią firmy marzeń.

Mogę natomiast działać po trochę, każdego dnia. Działać, a nie tworzyć złudzenie pod tytułem: kiedyś podziałam.

Mam nadzieję, że mój ulubiony sposób na planowanie stanie się też częścią Waszego życia ???? Jeśli macie dodatkowe pytania czy chcecie, abym coś rozwinęła w kolejnym artykule, dajcie koniecznie znać w komentarzach. U mnie dzisiaj dzień planowania następnego tygodnia

Program Efektywność Osobista

Program rozwojowy Efektywność Osobista oparty jest na systemie sesji. Każda z nich polega na odmiennym działaniu rozwojowym i ściśle uzupełnia pozostałe. Pierwszą z nich jest sesja diagnostyczna, drugą – sesja szkoleniowa, trzecią – sesja doradczo-coachingowa, z kolei czwartą – sesja ewaluacyjna.

System sesji pozwala podejść do tematu efektywności w sposób wielokierunkowy, powodując tym samym rozwój poszczególne kompetencji właśnie w tym obszarze.

Studium efektywności dla każdego uczestnika rozpoczyna się od przeprowadzenia indywidualnej sesji diagnostycznej. Podczas jej trwania uczestnik diagnozuje swój styl zachowania i poznaje swój poziom oraz rodzaj odporności psychicznej.

Do tego celu wykorzystane są kwestionariusze znanych narzędzi diagnostyczno-rozwojowych, tj.: Extended DISC®, ILM72® oraz TQM48®.

  • Celem sesji diagnostycznej jest również poznanie indywidualnych potrzeb i oczekiwań uczestnika oraz jego aktualnego kontekstu zawodowego.
  • Podczas ich trwania przeprowadzanych jest łącznie 6 szkoleń jednodniowych (w formie warsztatów lub treningów), których tematyka jest ściśle powiązana z danym obszarem efektywności osobistej.
  • Pomiędzy sesjami szkoleniowymi odbywają się 2 indywidualne sesje doradczo-coachingowe, na których uczestnicy mogą pracować nad rozwijanymi kompetencjami w kontekście swojej aktualnej pracy zawodowej.

Ostatni etap programu, przyjmujący formę sprawdzianu teoretyczno-praktycznego. Podczas tej sesji uczestnik sprawdza swoją wiedzę oraz praktyczne umiejętności z zakresu Efektywności Osobistej.

W trakcie realizacji programu rozwojowego stosujemy dynamiczne i aktywne formy pracy. Uczestnicy biorą udział w dyskusjach moderowanych, sesjach problemowych, grach i symulacjach, a także filmach instruktażowych, interaktywnych mini-wykładach, studium przypadku.

Każdy z uczestników jest wyposażany w pakiet konkretnych i praktycznych narzędzi oraz technik, a także zyskuje możliwość wdrożenia ich od razu w życie zawodowe. Dodatkowo, pomiędzy sesjami szkoleniowymi zadawane są prace wdrożeniowe, których wykonywanie istotnie wpływa na lepsze zrozumienie materiału i ugruntowanie świeżo nabytych umiejętności oraz postaw.

W ramach pracy wdrożeniowej uczestnicy mają możliwość bieżących konsultacji z trenerami prowadzącymi program rozwojowy. Dodatkowo, każdy otrzymuje 2 aktualne pozycje książkowe – będącymi lekturami uzupełniającym materiał (do studiowania pomiędzy sesjami).

Performance management – dlaczego wyznaczanie celów może zwiększyć efektywność pracy?

Istotną, choć czasem niedocenianą, rolę celów w systemie wynagradzania można lepiej zrozumieć posługując się praktycznym przykładem. Wyobraźmy sobie pracowników firmy produkcyjnej, którzy mają bardzo starannie skonstruowany system wynagradzania.

Pracownicy ci otrzymują ponadprzeciętne wynagrodzenie podstawowe, atrakcyjne benefity oraz dostają premie za utrzymywanie kluczowych wskaźników efektywności procesu produkcji na wysokim poziomie.

Jednak nowozatrudniony menedżer stwierdza, że pracownicy powinni pracować efektywniej niż dotychczas, wyznacza cele, których osiągnięcie w oczach pracowników jest całkowicie nierealne. Premia, zamiast nagrodą, zaczyna być w oczach pracowników kpiną z ich pracy, przejawem „odklejenia się” od realiów przez kadrę kierowniczą.

Zatrudnieni nie tylko nie realizują nowych celów, które uważają za absurdalne, ale także tracą zapał do utrzymywania wskaźników efektywności na poprzednio premiowanym poziomie. Co za tym wszystkim idzie, efektywność pracy spada, pracownicy nie otrzymują premii, a to wzbudza coraz większą frustrację i niezadowolenie z wynagrodzenia.

Mimo, iż pracownicy dostają wysokie wynagrodzenie podstawowe, to są z niego coraz mniej zadowoleni, bo brak premii, którą wcześniej otrzymywali, postrzegają jak bardzo bolesną stratę. A jak wiemy, strata dostarcza dwa razy więcej cierpienia niż zysk o tej samej wartości dostarcza radości (Kahneman, 2012).

Zauważmy, że w naszym przykładzie w systemie wynagradzania nie zaszły niemal żadne drastyczne zmiany. Nie zmieniliśmy wysokości wynagrodzenia, ani wysokości premii, czy sposobu wypłaty i wyliczania premii – zmieniły się jedynie cele.

Jednak zmiana celów, przeprowadzona w nieprzemyślany sposób, wywołała negatywną reakcję łańcuchową, która rozregulowała dobrze ustawiony mechanizm systemu wynagradzania. Zmiana ta doprowadziła do obniżenia jakości pracy i spadku zadowolenia z wynagrodzenia.

W naszym przykładzie menedżer może uważać, że nie wprowadził w systemie wynagradzania żadnych znaczących zmian, a jedynie postawił przed pracownikami nowe, bardziej ambitne cele. Jednak to, że nie zmieniamy wysokości wynagrodzenia nie oznacza, że nie zmieniamy systemu wynagradzania.

System wynagradzania to sieć naczyń połączonych, w którym cele, jakie realizować mają pracownicy, stanowią bardzo istotne ogniwo, a cele ambitne w oczach przełożonych mogą być często absurdalne w oczach pracowników. Obrazowym przykładem tego, jak istotne jest ustalenie odpowiednich celów, może być także komentarz jednego z internautów zamieszczony pod raportem na temat pracy w bankowości: „(…) Nigdy nie wrócę do bankowości, wolałbym iść do „Maka” niż pracować w banku, dostawać do realizacji nierealne plany, wysłuchiwać pierdół swych szefów, pierdół szefów moich szefów i tak dalej.” (bankier.pl, 2019). Zastanówmy się zatem nad tym, jak wyznaczyć cele, by motywowały, a nie psuły system wynagradzania.

Jak wyznaczać cele zapisane w systemie wynagradzania?

Cele wyznaczane pracownikom w ramach systemu wynagradzania, które mają prowadzić do zwiększania jakości pracy, powinny być specyficzne i wymagające (por. Locke, Latham, 2002). Cel specyficzny, to cel jasno i konkretnie określony oraz obiektywnie mierzalny. Cel wymagający, to cel, który jest trudny, ale możliwy do osiągnięcia.

Co szczególnie ważne, nie wystarczy, by cele były specyficzne – konkretne i jasno określone, ponieważ cel specyficzny może być jednocześnie prosty, a przez to mało dla pracownika angażujący.

Zobacz też:  Maturzyści o obecnej sytuacji: czujemy stres

Jeśli ustalę, że pracownik ma pozyskać jednego klienta, to cel ten będzie specyficzny, ale czy przyczyni się on do podnoszenia jakości pracy? Nie wystarczy także, by cele jedynie były wymagające. Trudny w realizacji, ale mało konkretny cel może być również silnie frustrujący.

Jeśli ustalę, iż pracownik ma poprawić wyniki sprzedaży, to mimo iż jest to cel wymagający, to przez fakt, iż nie jest on specyficzny, pracownik nie wie, co właściwie powinien osiągnąć. Ustalając cele w systemie wynagradzania pamiętajmy, iż badacze roli wyznaczania celów w zwiększaniu jakości pracy (por.

Miner, 2005; Locke, Latham, 2002) zwracają uwagę, że postawienie przed pracownikami specyficznych i wymagających celów prowadzić może do wyższego poziomu wykonania w porównaniu do sytuacji, gdy cele nie są wyznaczane lub gdy celem jest jedynie to, by wykonywać pracę najlepiej, jak się potrafi (ang. do your best).

Dlaczego cele są tak ważne w skutecznym systemie wynagradzania?

Wyznaczenie pracownikom w systemie wynagradzania specyficznych i wymagających celów pracy może pozytywnie wpływać na poziom jakości pracy co najmniej na trzy sposoby (por. Miner, 2005; Locke, Latham, 2002).

Po pierwsze – wyznaczenie celów pracy w systemie wynagradzania może skupiać uwagę pracownika na tym, co jest istotne, by efektywnie pracować, jednocześnie odciągając uwagę od tego, co jest nieistotne dla dobrego wykonania pracy.

Przykładowo, bez jasno określonych celów pracownik produkcji, licząc na premię za pomysłowość, może skupiać się na mało ważnym dla sukcesu finansowego firmy wymyślaniu nowych usprawnień pracy, zaniedbując przy tym kluczowe dla efektywności utrzymanie sprawności maszyn i urządzeń.

Gdyby w systemie wynagradzania omawianego tu pracownika cele były jasno wyznaczone, to pracownik dokładnie wiedziałby, co ma robić, by dostać premię, a czego robić nie musi albo nawet robić nie powinien, by nie rozpraszać swojej uwagi.

Po drugie – wyznaczenie celów ma funkcję motywacyjną, energetyzującą i pobudzającą do działania.

Wymagające i specyficzne cele zapisane w systemie wynagradzania prowadzą do wkładania przez pracownika w pracę większego wysiłku niż brak zdefiniowanych celów lub cele łatwe do realizacji i ogólne.

Kiedy pracownik ma „na horyzoncie” konkretny, jasno wyznaczony cel, to chętniej wkłada wysiłek w jego realizację, bo wie w jakim kierunku ma zmierzać, by go osiągnąć.

Gdy w systemie wynagradzania nie ma jasno wyznaczonych celów, a pracownik wie tylko tyle, że ma pracować najlepiej jak potrafi, to jego sytuacja przypomina sytuację zagubionego wędrowca wpatrzonego w horyzont, który nie wie, w którą stronę ma iść, więc ślepo idzie przed siebie byle tylko mieć wrażenie, że nie stoi w miejscu.

Po trzecie – cele, które są zdefiniowane w systemie wynagradzania mogą wpływać nie tylko na efekty, ale także na wytrwałość w pracy. Mając w systemie wynagradzania wyznaczone specyficzne i wymagające cele, pracownicy dłużej będę utrzymywać wysiłek, by je osiągnąć, niż gdy celów wyznaczonych nie mają.

Jeśli mamy jasno określone cele, to nie tylko wiemy, do czego mamy dążyć, ale jeszcze nieustannie widzimy, ile brakuje, by cel osiągnąć. Kiedy w systemie wynagradzania nie mamy zdefiniowanych celów, to w dowolnej chwili możemy przestać się starać i powiedzieć: „już wystarczająco dużo się namęczyłam/em”.

Kiedy cele nie prowadzą do podniesienia jakości pracy?

Wyznaczenie konkretnych i wymagających celów w systemie wynagradzania może pozytywnie wpływać na efektywność pracy.

Wprowadzając w firmie zarządzanie efektywnością, istotne jest nie tylko to, by powiedzieć pracownikom: od dziś płacimy wam za wyniki, ale by określić, jakie mają być to wyniki.

O motywacyjnej roli celów mówi się bardzo dużo, jednak tworząc system wynagradzania warto pamiętać, że szereg czynników (Locke, Latham, 2002), oddziałuje na to, jak silnie cele będą wpływać na pracownika. Czynniki te to:

  • poziom zaangażowania w realizowanie wyznaczonych celów,
  • jakość i ilość informacji zwrotnych o tym, jak postępuje realizacja celów,
  • złożoności zadań, które trzeba wykonać w procesie realizacji celów.
  • Zaangażowanie w realizację celów
  • Znaczenie celów
  • Przekonanie o własnej skuteczności
  • Jakość i ilość informacji zwrotnych o tym, jak postępuje realizacja celów
  • Złożoność zadań, które trzeba wykonać w procesie realizacji celów

Niemal dla każdego jest intuicyjnie wręcz oczywiste, że pracownik nie będzie celów realizował, jeżeli nie będziew ten proces zaangażowany. Rola zaangażowania w realizację celów wzrasta wraz ze wzrostem trudności celów – im cel trudniejszy do osiągnięcia, tym ważniejsze jest, by pracownik był w pełni zaangażowany w jego realizację. Na zaangażowanie w realizację celów szczególnie silny wpływ mają dwa czynniki: to, na ile cele są osobiście ważne dla pracownika oraz jego przekonanie, że może swoje cele osiągnąć. Projektując system wynagradzania musimy zatem dbać o to, by cele, jakie zapisujemy w ramach strategii wynagradzania, były dla pracowników osobiście ważne i by mieli oni poczucie, że są w stanie je osiągnąć.
Przekonanie pracowników, że cele są ważne, można budować poprzez właściwą komunikację z pracownikami. Komunikując cele, menedżerowie powinni wyjaśniać, czemu jest ważne, by je osiągnąć i jaki ma to wpływ na działanie organizacji jako całości. Pomocne w budowaniu poczucia znaczenia celów może być również umożliwienie pracownikom nie tyle samodzielne ustalenie celów, co samodzielne wybieranie sposobów osiągania tych celów. Także wynagrodzenie jest czynnikiem, który wiąże się z zaangażowaniem w realizowanie celów. Generalnie, im więcej pracownik może zarobić za realizację celu, tym bardziej będzie zaangażowany w to, by ten cel osiągnąć. W przypadku budowania zaangażowania za pomocą wynagradzania trzeba jednak wyważyć to, czy wynagradzać za realizację celów (np. wyprodukowanie 1000 krzeseł), czy za efekty i wysiłek (płacimy za każde krzesło plus premia za wyprodukowanie 1000). To rozróżnienie ma szczególne znacznie, gdy cele są bardzo wymagające. Wtedy nawet wysokie wynagrodzenie, ale wypłacane jedynie za realizację celu, może zniechęcić, jeśli pracownik uzna, że nie jest w stanie tego celu osiągnąć. Gdy cele są wymagające, lepszym rozwiązaniem może być wynagradzanie nie tylko za zrealizowanie celu, ale za postęp w jego realizowaniu , czyli za wysiłek wkładany w pracę.
Drugim czynnikiem istotnym dla budowania zaangażowania w realizację celów jest przekonanie pracowników o własnej skuteczności, czyli przekonanie pracownika, że wyznaczone w systemie wynagradzania cele można osiągnąć. Poczucie własnej skuteczności wśród pracowników można budować poprzez: trening oraz szkolenie podnoszące kompetencje, umożliwienie pracownikom obserwowania tego, iż inni te same cele z sukcesem realizują oraz poprzez dostarczanie wsparcia od przełożonych, którzy sygnalizują, że wierzą, iż pracownicy są w stanie osiągnąć wyznaczone im cele. Zatem system wynagradzania powinien nie tylko precyzować, jakie cele stawiamy przed pracownikami, ale także to, jak będzie pracowników wspierać w budowaniu poczucia skuteczności w ich realizowaniu.
Aby cele były skuteczne w podnoszeniu jakości pracy, pracownicy potrzebują informacji o tym, jak idzie im realizacja celów. Jeśli pracownicy nie wiedzą, czy dobrze czy źle wykonują swoją pracę, to jest im bardzo trudno zmieniać sposoby wykonywania pracy tak, by skutecznie osiągnąć cele. Stąd ważne jest, by cele zapisane w systemie wynagradzania były mierzalne i by było możliwe ich bieżące analizowanie oraz jednoznaczne określenie aktualnego stopnia realizacji celu. Pracownik dzięki informacjom zwrotnym powinien wiedzieć, jaki dystans dzieli go od osiągnięcia premiowanego celu i co jeszcze musi zrobić, by go osiągnąć. Możliwość obserwowania postępu w realizacji celów pozwala podejmować działania naprawcze, np. zwiększyć wysiłek, szukać pomocy czy zdobywać wiedzę potrzebną do osiągnięcia postawionych przed pracownikami celów. Jeśli pracownik nie wie, że aktualnie realizacja celu idzie mu bardzo źle, to dłużej zajmie mu skorygowanie swojej pracy lub, co gorsza, o tym, że nie zmierzał w kierunku realizacji celu dowie się dopiero wówczas, gdy okaże się, że postawionych przed nim celów nie osiągnął. Stąd w systemie wynagradzania bardzo ważne są informacje zwrotne na temat postępu w zakresie realizacji postawionych przed pracownikami celów. Im feedback będzie bardziej precyzyjny i użyteczny dla pracownika w poprawie jego pracy, tym związek między wyznaczeniem wymagających i specyficznych celów a jakością pracy będzie silniejszy.
Kolejnym istotnym czynnikiem wpływającym na to, jak wyznaczenie celów w systemie wynagradzania będzie oddziaływać na jakość pracy, jest złożoność zadań, które trzeba wykonać, by zrealizować cele. Im realizacja celu wymaga od pracownika podejmowania bardziej złożonych działań, tym słabszy będzie związek pomiędzy wyznaczeniem celów a jakością pracy. Dzieje się tak, ponieważ im realizacja celu wymaga podejmowania bardziej złożonych działań, tym bardziej sukces zależy od znalezienia odpowiedniej strategii osiągania celu. Nie każdy posiada jednak zdolności, by „wykombinować” odpowiednie strategie osiągania złożonych celów. O ile w zadaniach prostych (np. wkręć 200 wkrętów na godzinę) strategie osiągania celów są w stanie odnaleźć niemal wszyscy, to w zadaniach złożonych (np. pozyskaj 5 nowych klientów, napisz raport z badań) strategię realizowania celu odnaleźć potrafią tylko nieliczni. Im zadanie bardziej złożone, tym mniej osób będzie w stanie odnaleźć odpowiednią strategię działania, a co za tym idzie związek pomiędzy wyznaczeniem specyficznych i wymagających celów będzie malał, jeśli złożoność celów będzie rosła. Niektórzy badacze zwracają nawet uwagę (por. Howe, 2019), że gdy cele są bardzo złożone, wówczas pracownikom nie powinno się wyznaczać specyficznych celów, ale raczej warto zostawić im wolną rękę, dając szansę, by samodzielnie wykonali pracę najlepiej jak potrafią. Przykładowo naukowcom, którzy mają za cel odnalezienie lekarstwa na raka trudno wyznaczać specyficzne cele, lepiej dać im swobodę, by realizowali ten złożony cel działając według swojego własnego uznania. Im realizacja celu wymaga wykonywania bardziej złożonych działań, tym motywacyjna rola specyficznych i wymagających celów będzie maleć. Mówiąc inaczej wyznaczanie celów najsilniej wpływa na jakość pracy, gdy realizacja celów wymaga wykonywania niezbyt złożonych zadań.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *